Effizienz durch Automation (Webseiten auslesen)
Datenbeschaffung anhand von öffentlich zugänglichen Webseiten zur Automation von firmeninternen Prozessen und Schärfung vom Controlling.
Datenbeschaffung anhand von öffentlich zugänglichen Webseiten zur Automation von firmeninternen Prozessen und Schärfung vom Controlling.
Während beim Webcrawling das Internet erforscht und entdeckt wird, geht es bei Webscrapern um das Auslesen von Inhalten spezifischer URLs.
Firmeninterne Prozesse sind oft von externen Parametern abhängig und es ist wichtig diese so frühe wie möglich zu erkennen. Webscraping übernimmt die Aufgabe Webseiten periodisch zu überprüfen selbständig zu jeder Uhrzeit. Je nach Definition der zu überprüfenden Webseiten und deren Anzahl können einige Stunden manuelle Arbeiten automatisiert werden.
Erkennt der „Scraper“ eine Abweichung oder einen neuen Wert – beispielsweise einen Debitor, der laut Handelsregister in Liquidation ist, im ERP aber noch aktiv geführt wird – kann ein Report erstellt und per E-Mail versendet werden mit einer Zusammenfassung aller Datensätze die Abweichungen enthalten. So erhält das Team eine klare Übersicht, welche Debitoren überprüft oder gesperrt werden sollten.
Für eine erfolgreiche Automatisierung sind mehrere Schritte entscheidend:
Eine Schnittstelle in ein ERP ist in der Regel nicht notwendig, die zu prüfenden Daten können manuell exportiert werden für den Webscraper. Damit ist die Sicherheit gewehrleistet und es kommt nicht zu ungewollten Zugriffen auf Ihre Daten.
Mitarbeitende müssten nicht mehr – wie in diesem Beispiel – das Handelsregister durchsuchen ob ein Debitor ggf. sich in Liquidation befindet oder nicht. Durch einen regelmässigen Report wird der Status im ERP automatisch mit den gesammelten Daten des Handelsregisters abgeglichen und bei Fehlern darauf aufmerksam gemacht. Dadurch werden Fehler aus manuellen abgleichen verringert und die Mitarbeitenden haben mehr Zeit sich um die Herausforderungen und Prüfungen anderer Daten zu kümmern.
Ein Webscraper kann auf jegliche Webseiten die öffentlich zugänglich sind zugreifen und die Daten darin auslesen. Im Schnitt braucht es vom Aufruf einer Webseite bis zur Auswertung der Daten und Ausgabe in ein Zielformat 2-3 Sekunden.
Wiederkehrende, manuelle Abläufe lassen sich in vielen Fällen automatisieren – und genau darin liegt grosses Potenzial: Mitarbeitende können sich vermehrt auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren, während Routinetätigkeiten im Hintergrund automatisch ablaufen.
In zahlreichen Unternehmen gehört es zum Alltag, Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen. Oft werden Informationen aus externen Systemen, Stammdaten aus dem ERP und weitere Tabellen manuell kombiniert, berechnet und überprüft. Meist liegt die Verantwortung dafür bei einer einzelnen Person – fällt diese aus, gerät der Ablauf ins Stocken, und wertvolles Wissen bleibt in Köpfen statt in Prozessen.
Mit einer passenden Automatisierung läuft der Prozess selbständig – zuverlässig und reproduzierbar:
Dadurch lassen sich schnell mehrere Arbeitsstunden pro Monat einsparen – Zeit, die für wertschöpfenderen Aufgaben zur Verfügung steht.
Eine erfolgreiche Automatisierung berücksichtigt in der Regel folgende Schritte:
Mit einer bestehenden technischen Basis oder einem flexiblen Framework lassen sich solche Lösungen oft in kurzer Zeit umsetzen.
Wenn ein manueller Ablauf jeden Monat mehrere Stunden beansprucht, summiert sich das über Jahre zu zahlreichen Arbeitswochen. Durch die Automatisierung wird diese Zeit frei – Know-how kann gezielt eingesetzt und Abhängigkeiten von einzelnen Personen werden reduziert.
Routine- und monotone Tätigkeiten sollten automatisiert werden, damit Menschen ihre Zeit für kreative, analytische oder strategische Arbeiten nutzen können. Ziel ist nicht in erster Linie, Kosten zu sparen, sondern das Potenzial der Mitarbeitenden optimal einzusetzen. Maschinen sollen Aufgaben übernehmen, die sich wiederholen – Menschen sollen sich den Herausforderungen widmen, die Denken und Erfahrung erfordern.
Am Ende bleibt dann auch mehr Zeit für ein «Guten Morge» im Team.
Der „Förderverein Yanktonai“ übernahm die finanzielle Unterstützung der gleichnamigen Pfadfindertruppe. Ich habe hier das Logo, Design und Vorlagen erstellt damit sich der Förderverein auf das wesentliche konzentrieren konnte.
Neben dem Designs übernahm ich auch das Mandat des Webmasters und stellte sicher, dass die Webseite aktuell und einwandfrei funktionierte.
Mein Engagement war ein Teil meiner Funktion als Schatzmeister und war dementsprechend ehrenamtlich.
Die Webseiten yanktonai.de und pfadfinder-wt.de wurden über mehrere Jahre mehrfach umgebaut und optimiert. Zuerst waren die Webseiten eigenprogrammiert mit PHP, HTML und CSS (2007-2015). Später wurden die Webseiten zu WordPress migriert. Hierbei wurden die Inhalte über ein eigens entwickeltes Script automatisch in die notwendige WordPress form migriert.
In WordPress wurde eigens eine Bildergalerie entwickelt, da die vorhandenen Addons nicht dem entsprachen, was man wollte (Einfach, unkompliziert und frei von Werbung oder Kosten).
Es wurden auch an einer Archivstruktur programmiert um die Inhalte die sich über Jahre aufgebaut hatten den Besuchern der Webseite einfach zur Verfügung zu stellen.
Das Logo wurde als .svg erstellt, damit es auch auf grösseren Formaten wie LKW-Planen gedruckt werden kann. Neben dem Logo wurden diverse Druckdateien wie Infoflyer oder Zeitschriften erstellt. Teilweise war ich auch Chefredaktor des Magazins „Die Brücke“ des Landesverbands des Bund der Pfadfinderinnen und Pfadfinder Baden-Württemberg.
Die Einrichtung von Google-Analytics wie auch Facebook-Business wurden umgesetzt und regelmässig auf Reichweite ausgewertet.
Die beiden Vereine mussten während der Covid19-Pandemie und den Folgen der mehrmonatigen Kontakt-/Versammlungsbeschränkungen aufgelöst werden.